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Governança e Segurança

Guia Definitivo de Compartilhamento de Relatórios

8 min de leitura por Equipe Xperiun

Guia Definitivo de Compartilhamento de Relatórios

Fala galera!!! Hoje o assunto é compartilhamento de relatórios, vou mostrar aqui todas as formas possíveis de fazer isso, tanto para o cliente interno quanto para o cliente externo, vamos começar pelo compartilhamento via link público.

Clique aqui para iniciar sua jornada rumo ao domínio do Power BI.

Link Público

Se você está construindo seu portifólio pessoal, essa é uma boa opção.
Mas fique atento aos seguintes detalhes:

-Licenciamento necessário: é gratuito, não precisa de nenhum tipo de licença
– Essa forma de compartilhamento é gratuita mas não é segura, por isso não utilize em ambiente de produção
– Além disso, utilizando essa opção não existe a possibilidade de aplicar nenhum tipo de filtro no acesso (nem RLS e nem na URL)

Como fazer:
No ambiente online do Power BI, selecione o relatório que deseja compartilhar e em seguida siga os passos abaixo:
1. Clique em “arquivo”
2. Em seguida, “publicar na web”

Figura 1 – Compartilhamento Link Publico

Agora é só utilizar o link destacado para enviar para outras pessoas, e divulgar seu trabalho.

Figura 2 – Link gerado no modo público

Incluindo Usuários no Workspace

Este modo de compartilhamento não é considerado ideal, pois o usuário final terá acesso a todo o conteúdo existente dentro do workspace.

Cabe destacar que o propósito de um workspace é o desenvolvimento da solução, portanto apenas desenvolvedores deveriam ter acesso a ele.

Para usar esse recurso é necessário licenciamento PRO, tanto para os desenvolvedores quanto para o usuário final do relatório.

Como fazer:
Primeiro selecione o workspace, em seguida execute os seguintes passos:
1. Clique em “acessar”
2. Inclua o e-mail da pessoa ou grupo com quem deseja compartilhar o relatório
3. Escolha o tipo de permissão que essa pessoa terá ao acessar o workspace

Figura 3 – Selecionando Workspace
Figura 4 – Adicionando Usuário ao Workspace

Compartilhamento Individual de Relatórios e Dashboards

Nessa opção de compartilhamento o usuário que que vai receber o relatório poderá criar novos relatórios utilizando o mesmo conjunto de dados.

Para utilizar esse recurso é necessário licenciamento PRO, tanto para os desenvolvedores quanto para o usuário final do relatório.

Como fazer:
1. Selecione o relatório e clique em “Compartilhar”
2. Escolha a opção “Compartilhar com Pessoas Específicas”
3. Insira o e-mail e clique em “enviar”

Figura 5 – Compartilhamento Individual

Para o usuário final visualizar o relatório, basta clicar no menu lateral mostrado logo abaixo.

Página lniCial Recen tes + Cnar CC njuntOS de dados Goals Aplicativos Compartilhado comigo Pipelines de implantação Aprender Worksp o Comercia & 1. Comercial & Compras NOVO Criar um pipeline Todos Conteúdo Conjuntos de dados fluxos de dados Nome Demonstra90 - Comercial DemonstraÇo • Compras • Financeiro
Figura 6 – Visualizando relatório

Caso haja necessidade de excluir algum usuário, clique novamente em “Compartilhar”, em seguida clique nos 3 pontinhos em destaque, e em “gerenciar permissões”.

Enviar link Demonstração - Comerc... Pessoas na sua organização com o link podem exibir, compartilhar e criar novo conteúdo Insira um nome ou um endereco de email Adicionar uma mensagem (opcional) Enviar rmssdes
Figura 7 – Gerenciando permissão do usuário parte 1

Na caixa de diálogo que vai abrir do lado direito, clique em “avançado”.

Em seguida clique em “conjunto de dados” e escolha o relatório.

Demonstração - Comercial Conteúdo relacionado AV' ov Recusar a Painéis Pastas de trabalho Conjuntos de dados Demonstraçà exibisses compartilhadas Lin ks Acesso direto
Figura 8 – Gerenciando permissão do usuário parte 2

Escolha o usuário que você deseja remover, clique nos três pontinhos e em seguida “remover acesso”.

+ Adicionar usuário Links pata relatórios compartilhados Pessoas e grupos com acesso Leonardo (arpinski o leonardo p Pesqul Acesso direto Endereço de Email Per m Remover compartilhar novamente Rem a ver build Rem o Ver acesso
Figura 9 – Gerenciando permissão do usuário parte 3

Outra opção para gerenciar os acessos é pelo portal de administração.

Geren.ciar armazenamento de aibir pawte de Config de ad GerenOar gateways Gerenciar COdigCS de
Figura 10 – Outra modo de gerenciar permissão

Compartilhamento de Aplicativo

Esse é o modo indicado pela Microsoft para compartilhamento entre grandes audiências, mas não confunda com aplicativo mobile, pois, aqui aplicativo se refere a uma cópia de leitura do seu workspace que pode ser enviada para outras pessoas, para que estas possam consumir o relatório.

Para criar o aplicativo, clique no botão destacado à direita.

Dashboard Store NOVO v Criar u m p i peline Exibiçdo v Filtros Todos Conteúdo Conjuntos de dados Nome fluxos de dados C u raçoes Endosso • DashbOMd ORE - Dashboard Estoque Dashboard Financeiro • Dashboard Comercial P eta rio Stc.e Atua lizado 14'02,'20 '9102,20 P ró*ima atua lizaç50 Confidencialidade 1 -WNI 1 .WNI 2 • WN2 r apnc„ Incluir no aplicativo Sim sn
Figura 11 – Criar Aplicativo

Em seguida é só configurar o aplicativo.

D Store Crie seu aplicativo Nome do aplicativo • Dashboard St ore Site de suporte Logotipo do aplicativo Carregar Cor de tema de aplicativo de ContatO Perm issCes 200 ca ntes ('J VOStrar O editor do aplicatiE C) Mostrar os contatos de itens do workspace O Mostrar indivíduos ou grupos
Figura 12 – Configurando Aplicativo

Você deve estar pensando qual a diferença de aplicativos para compartilhamento individual? Explico.

No aplicativo é possível escolher quais relatórios do workspace serão compartilhados e ainda é possível escolher mais 01 ao mesmo tempo. Além disso, a manutenção do aplicativo é bem melhor.

Um detalhe importante: Sempre que houver uma atualização no relatório, é necessário atualizar o aplicativo.

1. Comercial & Compras NOVO Criar um ExibiÇO v Filtros Todos Conteúdo Conjuntos de dados fluxos de dados Nome Demonstraçeo - Comercial Demonstras'o • Compras • Financeiro P rio & Comp_, & ComB., Ccmp_ Atua li zado Próxima atua lizaçáo Configu Endosso Acessa Confidencialidade Incluir no aplicativo Sim
Figura 13 – Atualizando Aplicativo

As pessoas com quem o aplicativo foi compartilhado, deverão acessar a área destacada no menu à esquerda.

Todos QI Recentes Criar Conjuntos de dados Goals Aplicativos Compartilhado comigo Pipelines de implantação Aprender Workspaces I. Comercial & co... Conteúdo Conjuntos de dados + fluxos de dados Nome Dashboard Demonstração - Comercial Demonstração - Compras Demonstração - Financeiro Tipo Painel Relatório Relatório Relatório
Figura 14 – Acessando Aplicativo

Publicar para Usuário Externo

Domínio do Cliente

Para utilizar essa opção, é necessário que o desenvolvedor tenha uma licença no domínio do cliente, e a desvantagem disso é que se perde o domínio da solução, pois ela se torna posse do cliente.

Publicação no seu Domínio

Nessa opção, é necessário criar um e-mail para cada cliente dentro do seu domínio, e o ideal é que seja criado um workspace para cada cliente.

Outra possibilidade é criar um site ou portal próprio, assim o cliente não precisa acessar o ambiente do Power BI Serviço.

A desvantagem principal dessa opção, é que o cliente pode achar ruim ter que guardar um acesso que não é no domínio dele e o controle de acessos do desenvolvedor pode ficar poluído.

Dica de Ouro: como criar um usuário dentro do seu domínio.

ogsnpu3' S9•ăe —ud epd e ued se'!sgq sag5euuoyu! se JeJn6yuo) op ap SOdruE o o Op .łgnsn OP

Compartilhamento com Usuários Específicos

Utilizando essa opção, não é necessário incluir o usuário dentro do seu workspace.
Abaixo o passo a passo para executar:

1. Clique em “compartilhar”
2. Nos três pontinhos clique em “gerenciar permissões”
3. Clique no “+” para adicionar um novo usuário
4. Insira o e-mail do usuário externo e clique em OK.

Dashboard Sto re DashtN'ard Ca I Vendas S.mu/agac Cross Sell 'CamisaFIorida by Leonardo Karpinski R$11.120.368 Faturamento Evolução das Venc 65.470 Dados atualizadOS em 24/03/20 v R$ 1 69,85 Claue no analisar os Enviar link Teams Gerenciar permssdes Ad c o uma Variação Mensal das Copie hnk Rso.e Mi Asa,' aso', Mi
Figura 15 – Compartilhando com Usuário Específico


Figura 16 – Adicionando usuário específico

Caso haja algum problema nessa nesse tipo de compartilhamento, verifique se a opção de compartilhar com usuários externos está habilitada.

Power BI Portal de administraçào Portal de administração Con de locatario Métricas de u SO Usuarios Premium por Logs de auditoria de Capacidade Atualizar o resumo Códigos de Inserç&o Visuais organizacionais Conexoes do Azure Identidade visual personalizada Métricas de proteçZO Conteúdo em destaque Convidar usuários —nos para a Organizaçâo Habilitado para toda a Os PMiem convidar eguários enemas para a meio de euperienaas de e compartl'hamento do Power BI para relatarlos, dashboardS e aplicativos, uma vez convidados, os usuários se tomarao usuarios convidados de B2B entre em resas) do Azule Active Directory. Habilitada Aplicar a: @ Toda a organizaçac O Grupos de segurança específicos grupos de Segurança especmcos Aplkar Cancelar Permitir que os usuarios convidados do Azure Active Directory editem e gerenciem o conteúdo da organizaçao Hab' litado para toda a Mostrar os convidados Habilitado para a org Publicar na Web @ re Active Directory nas listas de pessoas sugeridas
Figura 17 – Habilitando opção de compartilhamento externo

Utilizando o Power BI Embedded

A desvantagem dessa opção é que necessita de um excelente programador para trabalhar com as APIs do Power BI.

Por ser de algo bastante complexo, não iremos explicar em detalhes.

Opções de Visualização

Existem diversas opções para disponibilizar o relatório para usuário e assim poupá-lo da necessidade de acessar o Power BI online.

Microsoft Teams

Para utilizar essa opção, todos os envolvidos necessitam de licenciamento PRO.

Existem duas formas de inserir um relatório no Teams:

A primeira forma é clicando nos três pontinhos do menu à esquerda no aplicativo do Teams em seguida localize o Power BI.

0
Figura 18 – Modo 1 de inserção no Teams

A segunda forma é clicando em “Equipes” no aplicativo do Teams, e em seguida clicar em “adicionar” conforme destacado na figura 19. Depois é só localizar o Power BI, e escolher o relatório.

Equİpes P" 81 Sa İmget e - WN8 - http s'/ m s. m i aosoft. -238 S -40eS ı 1 7367 0716
Figura 19 – Modo 2 de inserção no Teams
Figura 20 – Escolhendo o relatório para inserir

Cabe reforçar que nesse caso o relatório está apenas sendo mostrado em outro lugar, entretanto, além dos usuários precisarem de licença PRO, também é necessário que o relatório seja compartilhado com esses usuários no Power BI Serviço.

Inserindo no Sharepoint

Já começo adiantando que para utilizar essa opção, todos os usuários envolvidos necessitam de licenciamento PRO e que também é necessário que o relatório seja compartilhado com os usuários no Power BI Serviço.

No Power BI online:

  1. Clique em “arquivo”
  2. Inserir relatório
  3. Escolha a opção “sharepoint online”
LEONRRDO KRRPINSKI I PowerBl Dashboard Sto re « Arqur.o D rd Ca I Dados Exportar Compartilhar Chat no Teams Página Inicial ritos Recentes Cnar de dados Goa! S Aplicativos Compartilhado comigo Pipelines de implantação Aprender Workspaces Da shboard Store eonardo Ka rpirski 368 Simulaçao Cross Sell Salvar uma copia Baixar O ara uivo . Obi. Gerenciar permissões Imprimir esta página Inserir relatório um QR Con RS2 Mi 65.470 es Vendidas SnarePcint Online Site ou portal Publicar na Web (publico) RSI.I Variação Mensal das Vendas
Figura 21 – Passo 1 para inserir no Sharepoint

Copie o link que foi gerado.

Link inserido no SharePoint Use o link abaixo para inserir este relatório em uma página do SharePoint com segurança, Saiba_mais Fechar
Figura 22 – Link gerado no sharepoint

No Sharepoint:

1. Clique em “páginas”
2. Clique em “novo”
3. Escolha a opção “página do site”

Projetos Power BI Gmp o apMa r Inicial Pági do site Rpm v Wiki Pagina de web Patu v Criado por : Conta de Sistema (I) Criado por Leonardo Karpinski (l) Modificado Autmtiur Modificado dc 2020 Criado — coluna
Figura 23 – Passo 2 para inserir no Sharepoint

Na nova página aberta, clique em adicionar e pesquise por Power BI.

da pág Adicionar um nome Comentário Ativado Resultados a A de depois que a página Resultados da pesquisa
Figura 24 – Passo 3 para inserir no Sharepoint

Clique em adicionar relatório.

Salvu da pág Adicionar um nome Power BI 3 Inclua um relatório do Power BI em sua página.
Figura 25 – Adicionando relatório no Sharepoint

Cole o link do relatório > nomeie > em seguida, clique em “publicar”.

Seguindo Projetos Power Bl da pSg Adicionar um nome Leonardo cut no power B I Voc' pod. do Power o link Link do do htt p m rep , Nm da Exibir M Mtnr o paiwl de o de filtm a de 4. 3 Påginas I Vendas RS11.120.368 Comgartiltur 651,70 Obte iwights R$169.85 Tkket M&fio
Figura 26 – Publicando no Sharepoint

Inserindo em Site/Portal

Essa opção deve ser utilizada quando o desenvolvedor deseja mostrar o relatório em um site próprio.

No Power BI online:

1. Clique em “arquivo”
2. Inserir relatório
3. Escolha a opção “site ou portal”

LEONRRDO KRRPINSKI I Página Inicial ritos Recen tes de dados Goals Aplicativos Compartilhado comigo Pipelines de implantaçao Aprender Workspaces Da shboard Store Dashboard Sto re (K Arquwo D %hboard I Exportar Compartilhar Chat no Team Simulaçao Cross Sell Salvar uma copia Baixar C ara uivo . pbig Gerenciar Imprimir esta página Inserir relatóri um Código QR e onardo Karpinski SnarePcint Online ortal P ubl.car na Web lico)
Figura 27 – Publicando em site próprio

Utilize o link gerado para inserir o relatório no site.

Lembrando que essa opção irá solicitar usuário e senha para acesso, e que o relatório precisa estar compartilhado com a pessoa no Power BI online, ou ela não conseguirá acessar.

Essa forma de compartilhamento é completamente segura e funciona também com RLS (Row Level Security).

Tipos de Licenciamento

Existem dois tipos de licenciamento, por usuário e por capacidade.

Por Usuário é possível escolher entre as seguintes opções: free, pro, ou premium por usuário.

Veja abaixo quais são os preços de cada licença.

Power BI pricing Analytics for every organization power Bl pro $9.99 License individual users with modern, self-service analytics to visualize data with live dashboards and reports, and share insights acrcss ycwr i«luded to buy now with card.' Power Bl Premium $20 License iMiividual users to accelerate access to insights With advanced Al, unlock self-service data ptep for big data. and simplify data management and access at enterp«ise scale. all with Powel Avail able to buy now with aedit card. $4,995 Per License your Organization with capacity to accelerate access to insights with advanced Al, unlock self-service data prep for big data. and simpli%' data and access at enterprise scale—ithout user licenses for content consumers. a Pro for publishing content into Premium capacity, • Enable with n to
Figura 28 – Preço dos licenciamentos

Sobre a licença por capacidade de 4,995 dólares, a principal vantagem é que os visualizadores não necessitam de conta PRO, assim esse licenciamento se torna ideal para grandes empresas. Entretanto nessa opção, os desenvolvedores continuam precisando de licença PRO para publicar os relatórios.

Sobre a licença Premium por Usuário, a sua principal diferença em relação à licença PRO são as capacidades técnicas, como o uso de machine learning, quantidade de atualizações por dia, etc. Em termos de compartilhamento essa opção é pior, pois, todo mundo que for acessar o relatório presente em um workspace premim por usuário, necessitará de licença premium por usuário também.

Se quiser obter mais informações sobre os tipos de licenciamento, acesse o site da Microsoft ou o portal administrativo do office 365.

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Figura 29 – Admin do office 365

Por hoje é isso galera, tenho certeza que esse conteúdo lhe ajudará bastante em sua jornada rumo ao domínio do Power BI.

Abraços, Léo!!

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