O que é Power BI e para que serve? Guia pra começar

Power BI é a ferramenta de análise de dados da Microsoft. Ela se conecta às suas bases, trata os dados, faz os cálculos e entrega tudo num painel que atualiza sozinho, no lugar daquele relatório que alguém remonta na planilha todo mês.

Essa é a resposta curta. O resto desta página é o que quase nunca vem junto: para que ela serve no seu dia, quanto custa de verdade, onde baixar, quando o Excel ainda é a escolha certa e por onde começar se você nunca abriu o programa.

O que é Power BI, na prática

Power BI não é um programa só, são três partes que trabalham juntas. Entender isso resolve metade da confusão de quem está chegando agora.

Power BI Desktop

É onde o relatório nasce. Você conecta a base, limpa os dados, relaciona as tabelas, escreve os cálculos e monta as telas. É um aplicativo para Windows e é gratuito.

Power BI Serviço

É a parte online. Você publica o relatório que fez no Desktop, define quem pode ver, agenda a atualização automática e para de mandar arquivo por email. É aqui que entra licença, e é sobre isso a seção de preço mais abaixo.

Power BI Mobile

O aplicativo de celular e tablet, para quem precisa abrir o número numa reunião ou na rua. Ele não constrói relatório, só consome o que já foi publicado.

Para que serve o Power BI?

Serve para responder pergunta de negócio com número, sem depender de alguém montar planilha antes. O trabalho tem sempre as mesmas cinco etapas: extrair os dados de onde eles moram, estruturar, modelar (que é relacionar as tabelas entre si), calcular e visualizar.

O que muda de uma área para outra não é a ferramenta, são as perguntas. Nós abrimos a primeira aula de cada minicurso para você ver isso na prática, sem cadastro:

• RH: turnover, headcount, absenteísmo e tempo de casa. Ver a aula de RH
• Financeiro: fluxo de caixa contra lucro, DRE e ciclo financeiro. Ver a aula de Financeiro
• Comercial: meta com ritmo, ticket médio, funil e curva ABC. Ver a aula de Comercial
• Logística: OTIF, cauda longa do lead time e custo de frete. Ver a aula de Logística

Repare que nenhuma dessas perguntas é sobre gráfico bonito. Gráfico é o último passo, e é o mais fácil.

O Power BI é gratuito? Quanto custa?

O Power BI Desktop é gratuito. Você baixa, conecta suas bases, monta o relatório inteiro e salva o arquivo sem pagar nada, e isso vale tanto para estudar quanto para trabalhar.

A conta aparece quando você quer publicar esse relatório na nuvem e deixar outra pessoa abrir. Aí entra licença, e são dois tipos: por usuário (Free e Pro) e de capacidade, que a empresa contrata como um todo e não por pessoa. Quem está aprendendo sozinho vive bem no gratuito por bastante tempo. Quem precisa distribuir relatório para um time é que precisa escolher o plano.

O que cada plano libera, como funciona o compartilhamento em cada um e onde contratar estão no guia definitivo de licenciamento do Power BI. Os valores mudam de tempos em tempos, então confirme o preço vigente na página oficial da Microsoft antes de fechar qualquer coisa.

Onde baixar o Power BI Desktop

O download é gratuito e sai do site da Microsoft ou da Microsoft Store. Não existe versão paga do Desktop para comprar, então desconfie de qualquer página que cobre por ele.

Um detalhe que pega muita gente: o Power BI Desktop roda só no Windows. Em Mac ou Linux, o caminho é uma máquina virtual ou trabalhar direto pelo navegador, no Power BI Serviço, que tem bem menos recurso de modelagem que o Desktop.

Depois de instalar, o passo seguinte é criar a conta para conseguir publicar. O passo a passo, incluindo a parte chata do domínio que a Microsoft exige, está em como criar uma conta FREE no Power BI e publicar seu primeiro relatório.

Power BI ou Excel: qual usar?

Não é um ou outro, e quem trabalha com dados usa os dois na mesma semana. O Excel é ótimo para cálculo pontual, rascunho de análise e qualquer coisa que caiba numa tela. O Power BI é para o relatório que se repete: aquele que precisa atualizar todo mês, ir para várias pessoas e continuar batendo com a fonte.

A régua é a repetição. Se você monta a mesma planilha toda segunda-feira, aquilo já é trabalho de Power BI, e o tempo que você gasta arrumando a base é o preço que está pagando por não ter feito a troca.

Quem vem do Excel costuma travar na primeira semana procurando o PROCV. Ele existe do outro lado, com outro nome e outra lógica, e o caminho está em como evoluir do Excel para o Power BI.

Por que as empresas trocaram a planilha pelo Power BI

Durante minha carreira como treinador certificado pela Microsoft, dei treinamento dentro de muita empresa grande, e o cenário que eu encontrava era quase sempre o mesmo: análise de dados feita em massa no Excel. O Excel é uma ferramenta extraordinária, não tem empresa no mundo que não use. Só que ele não foi feito para ser plataforma de relatório gerencial, e três problemas aparecem sempre.

1. A base chega quebrada e alguém precisa arrumar

O analista recebe a base da TI, extrai, limpa, ajusta estrutura e formato, calcula e só então consegue mostrar aquilo em forma de gráfico. Quem nunca perdeu um tempão arrumando planilha? E se chegar dado novo, ou pedirem um ajuste, boa parte do caminho é refeita.

2. Parte do número é digitada na mão

A maioria dos relatórios em Excel tem trechos preenchidos manualmente, por um analista, por alguém da operação ou pelo usuário final. Basta um campo digitado errado para a decisão sair errada junto, e ninguém percebe até a reunião.

3. O compartilhamento vira caça ao arquivo certo

Você provavelmente já recebeu, ou mandou, aquele relatório importantíssimo assim:

• relatório_final_v1.xlsx
• relatório_final_v2.xlsx
• relatório_final_v2_corrigido.xlsx

O resultado é a reunião que começa discutindo de quem é o número certo, em vez de decidir alguma coisa. Sem contar a segurança, que na planilha se resolve com senha, e senha de planilha se quebra com um tutorial de dois minutos.

É esse conjunto que as ferramentas de Self Service BI vieram resolver, e o Power BI é uma delas. O relatório é montado uma vez, atualiza sozinho, e quem precisa ver abre onde está publicado. O analista para de ser o dono do arquivo e volta a fazer o que o cargo diz: analisar.

Como começar no Power BI do zero

Se você nunca abriu o programa, esse é o caminho mais curto até o primeiro relatório que serve para alguma coisa:

1. Baixe o Power BI Desktop e instale.
2. Conecte uma base que você já conhece de cor, de preferência uma planilha que você mesmo mantém. Aprender ferramenta nova com dado desconhecido dobra a dificuldade.
3. Trate os dados no Power Query, que é onde se resolve coluna suja, tipo errado e cabeçalho fora do lugar.
4. Quebre o tabelão em tabelas menores e relacione elas. É a etapa que quem vem do Excel mais pula, e é a que decide se o resto vai funcionar.
5. Escreva duas ou três medidas em DAX. Duas ou três, não trinta.
6. Monte uma tela só, com os números que respondem a pergunta de quem vai abrir.

Fazer isso uma vez ensina mais que assistir dez horas de vídeo. Se quiser um caminho pronto por área, os minicursos gratuitos seguem exatamente essa sequência.

Como aprender Power BI?

Se você chegou até aqui, deve estar aflito para aprender logo essa ferramenta. O melhor caminho é escolher um bom curso. Tem MUITO material solto na internet, e é justamente esse o problema: sem sequência lógica, você gasta bem mais tempo e o aprendizado sai cheio de buraco.

Eu possuo dois cursos hoje:

• Curso Express de Power BI (15 horas de conteúdo mais 5 bônus)
• Curso Completo de Power BI (30 horas mais 100 horas de bônus, quase 40 projetos editáveis e muito mais)

O Express é mais rápido e serve para quem não quer mais esperar para aprender a ferramenta. O Completo é mais denso, com turmas que abrem algumas vezes no ano, e contém tudo que já existe no Express. A recomendação é fazer o Express primeiro. Quem entra na turma do Express tem direito ao upgrade para o Completo quando novas turmas abrem.

E se você já tem algumas opções na mesa e quer um guia para decidir, leia melhor curso de Power BI: como escolher.