Se você chegou até aqui, provavelmente já percebeu o aumento do número de pessoas falando de um tal de “Power BI” para cá e pra lá.
Sendo bem direto, posso dizer que Power BI é um ferramenta de Business Intelligence voltada para análise de dados. Mas você não veio até aqui para ler só isso, né?! Deixa eu te dar um contexto melhor de onde o Power BI está inserido e para quê ele surgiu. Se você não sabe o que é Business Intelligence, calma que eu já vou te explicar o que é também.
Contexto atual das empresas
Você acha que os dados são importantes para sua área de atuação (atual ou futura)? Já consigo imaginar você pensando em todos os KPIs, análises, o termo “data driven” etc.
Aquela famosa frase “os dados são o novo petróleo” está aí para ilustrar a importância dos dados no dia de hoje. Lá em 2016, Satya Nadella (CEO da Microsoft) fez uma apresentação dizendo que “dados são a nova eletricidade”. Aliás, nessa apresentação ele até comenta que naquela manhã viu seus reports no Power BI. Refletindo sobre essas analogias e revisando a apresentação do Satya, essa importância se dá pelo grande poder que os dados trazem para o negócio.
Hoje, com toda a concorrência que existe no mercado, uma empresa que deseja sobreviver e ter vantagem competitiva sobre seus concorrentes, precisa inevitavelmente conseguir acompanhar seus principais indicadores e saber tomar decisões inteligentes a partir de dados. Caso contrário são grandes as chances da empresa ser ultrapassada e literalmente deixar de existir.
Agora, como são analisados esses dados? Durante minha carreira como treinador certificado pela Microsoft, tive a honra de poder visitar diversos clientes para oferecer treinamentos In-Company de Power BI. Muitos desses clientes são empresas multinacionais e empresas de grande porte.
O cenário mais comum para análise de dados nas empresas é o uso em massa do Excel para criação de relatórios. Porém, será que ele é o mais eficiente quando falamos de Business Intelligence? Quando pergunto isso não quero dizer que o Excel nunca deva ser utilizado. O Excel é uma ferramenta extraordinária. Não tem uma empresa no mundo que não utiliza o Excel. Então, volto à pergunta: será que ele é o mais eficiente neste cenário?
O Excel (puro) não é uma ferramenta de Business Intelligence. Traduzindo esse termo em atividades: o Excel não é a ferramenta mais adequada para a criação e manutenção de relatórios gerenciais, não é ágil para tomadas de decisão.
Percebo uma grande parte da galera já habituada ao uso do Excel tentando trazer pra dentro dessa ferramenta a automatização de tarefas de estruturação e manutenção de dados em relatórios usando Macros em VBA… E veja, VBA é uma linguagem de programação, algo que não é tão simples como um clique de mouse.
Em resumo, o analista recebe uma base de dados que vem da TI – e precisa fazer a extração e limpeza dos dados. Depois precisa fazer os ajustes na estrutura e formato dos dados, fazer cálculos e potenciais ajustes de uma forma onde se consiga apresentar o resultado de forma gráfica. Quem nunca perdeu aquele tempão “arrumando” a planilha, né?!
Imagine que você queira adicionar algo como um filtro e esse filtro precisa estar relacionado à área para onde vai aquele relatório. Se uma área não puder ver dados de outra área, você vai fazer vários relatórios, um para cada área e enviar por e-mail provavelmente. E se você errar alguma coisinha, vai ter que fazer tudo de novo em todos os arquivos e enviar novamente para as áreas?! Resumo: gasta-se ainda mais trabalho e mais tempo!
Até aqui eu te falei apenas do trabalho para montar o relatório. Mas existem mais dois problemas gravíssimos que vejo com frequência:
1. Alimentação das planilhas
A maioria das informações contidas em relatórios feitos em Excel possui trechos preenchidos de forma manual, seja por analistas, alguém da operação ou usuário final… Já pensou se essa informação é preenchida de forma errada? Como seria tomar alguma decisão com base nesse arquivo?! Caos total!
2. Compartilhamento
Provavelmente você já recebeu ou enviou aquele relatório importantíssimo que vai até para o diretor da empresa da seguinte forma:
- relatório_final_v1.xlsx,
- relatório_final_v2.xlsx,
- relatório_final_v2_corrigido.xlsx;
Complicado, né? Ainda em cima disso, às vezes é necessário gastar mais tempo ainda para montar uma apresentação em Power Point, porque em Excel é “difícil” entender.
Esse tipo de compartilhamento ocasiona uma baita confusão na hora de sentar na mesa de reunião e chegar a um consenso nos números. Daí temos aquelas reuniões que acabam sendo mais para discutir quem está certo e quem está errado do que para tomar decisões que realmente importam. Isso não é benéfico para o negócio e não focamos em traçar as estratégias. Sem contar a questão da segurança da informação, que no caso dessas planilhas teríamos que proteger com senha, que deve ser compartilhada apenas entre as pessoas que devem ter acesso àquilo. Será que isso é realmente seguro? Já cansei de ver técnicas para quebra de senhas de planilhas pelo Google…
Repare uma coisa… O que você acha que o Analista de Dados ou de Negócio deveria fazer? A sua resposta deve ter sido: “analisa dados”, “tomar decisões”, “ajudar o tomador de decisões”, e similares.
Lembrando desse contexto que dei acima, você realmente acha que o analista de dados da maioria das empresas está realmente ocupando a maior parte do tempo delas com essas atividades? É óbvio que não.
O analista por vezes acaba se frustrando porque passa mais tempo criando relatórios manualmente do que, de fato, analisando os dados. Aposto que você já perdeu um tempão tratando aquela planilha toda bagunçada, fazendo vários procv’s, tabelas dinâmicas, para no fim, a planilha travar, ou questionarem os números na reunião ou precisar refazer alguma coisa porque pediram um ajuste ou chegaram dados mais dados. Sim, isso é triste, mas é uma realidade bem comum nas empresas que ainda não tem uma cultura orientada a dados.
Resolução dos Problemas com Power BI
Como contornar todos esses problemas? Através das ferramentas de Self Service BI. Essas ferramentas surgiram para facilitar e automatizar o processo de criação de relatórios, e isso influencia muito na democratização do uso de dados.
Pronto, agora podemos falar do Power BI! É aqui que ele entra…
O Power BI nada mais é que uma ferramenta da Microsoft de Self Service BI. Com ele, você pode otimizar o processo de criação de relatórios para focar no que realmente importa: a análise dos dados. É através da análise dos dados que sua empresa conseguirá tomar decisões mais assertivas e não mais depender do “achismo” ou “feeling”.
Perfeito, mas e agora?! Será que sua empresa está apta para essa virada de chave?!
Como saber se sua empresa está apta para ter uma ferramenta de BI?
Em qualquer assunto de qualquer negócio, você precisa pegar aqueles dados brutos gerados pelos sistemas e transformar em dados compreensíveis para orientar as lideranças na tomada de decisão de forma ágil, correta e assertiva.
Então, se você ainda tinha dúvidas se BI é aplicável na empresa em que você trabalha ou pretende trabalhar, acredito que a essa altura você já descobriu que sim, é aplicável.
Então, podemos dizer que o objetivo principal do BI é:
Transformar dados brutos em informações compreensíveis e significativas para auxiliar a tomada de decisões.
O objetivo do Business intelligence
O cenário atual da maioria das empresas – se não todas elas – que estão começando com o Power BI ou BI, é o uso extensivo do Excel. Todos os analistas usam muito o Excel.
Não que isso seja ruim. O Excel é uma excelente ferramenta – como eu sempre digo – e ela faz muitas coisas boas em outros aspectos.
Se você quiser criar um sistema enxuto, o Excel é perfeito para isso.
Se você quiser trabalhar os dados em forma de planilha, o Excel também é muito bom.
Em meados de 2005-2010 para frente surgiram as plataformas modernas de BI, dentre as quais encontra-se o Power BI.
O Power BI tem ajudado bastante as áreas de negócio (financeiro, controladoria, logística, engenharia, compras, comercial, recursos humanos etc) a terem mais autonomia em relação à área de TI porque os próprios analistas podem criar seus próprios relatórios sem depender da área de TI. Além disso, com o Power BI, você faz o relatório apenas uma vez… Não vai mais existir aquela rotina de todo mês precisar criar um relatório novo, ou atualizar manualmente o arquivo. Assim, os analistas ganharão mais tempo!
E hoje, o papel da TI em projetos de BI tem sido de ajudar bastante as áreas de negócio a fazer com que elas tenham mais independência, e crie os relatórios de forma mais fácil.
Isso significa que mais pessoas terão acesso aos dados, mais pessoas conseguirão tomar decisões com dados e utilizar eles a seu favor.
Ao utilizar ferramentas de BI você passa a democratizar os dados da organização, ou seja, eles não precisam mais estar confinados à pessoa que extraiu, utilizou ou tratou aqueles dados por último. Os relatórios gerados por essas pessoas passarão a ficar disponíveis para toda a organização, se assim você desejar. Ou podem ficar visíveis para grupos específicos. Esse processo de compartilhamento e segurança no acesso aos relatórios, diferentemente do Excel, será muito mais escalável e prático quando implementarem o Power BI. Ou seja, quem desenvolveu ou editou por último aquele “relatório_vf_9.xlsx” não ficará mais sendo o único “dono” e responsável por ele. Os relatórios estão libertos agora! 🚀
Você pode estar se perguntando: Como aprender esse tal de Power BI?
Como aprender Power BI?
Se você chegou até aqui, deve estar aflito para aprender logo essa ferramenta revolucionária.
O melhor caminho para aprender Power BI é escolhendo um bom curso. Mesmo que você ache MUITO material na Internet, eles estão soltos, sem uma sequência lógica e estruturada. Buscar aprender por conta própria é sim possível, mas é algo que não recomendo. Você gastará bem mais tempo para aprender, e talvez o aprendizado não seja tão completo quanto seria se tivesse fazendo um bom curso.
Eu possuo dois cursos hoje:
- Curso Express de Power BI (15 horas de conteúdo mais 5 bônus)
- Curso Completo de Power BI (30 horas + 100 horas de bônus, quase 40 projetos editáveis e muito mais)
O Curso Express é mais rápido e serve para quem não quer mais aguardar para aprender a ferramenta líder de mercado, uma das mais utilizadas nas empresas! O segundo é um curso mais denso, com turmas que abrem algumas vezes no ano, mas que contém tudo que já existe no Express. Inclusive é recomendado que você faça primeiro o Express e depois o Completo. Ah, e não se preocupe com o valor. Você entrando na turma do Curso Express, terá direito a fazer o upgrade para o Curso completo sempre que novas turmas surgirem! Super vantagem!
Ah, se você já tiver algumas opções de curso e quiser um guia para te orientar na escolha, sugiro que leia esse artigo aqui: Melhor Curso de Power BI: Como escolher? – Xperiun
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