Como Obter o Máximo de Valor com o Power BI

Durante esta jornada de cursos e consultorias pelo Brasil eu conheci diversos tipos de profissionais com os mais diferentes perfis. E quando eu inicio um curso perguntando o que eles esperam do curso e do Power BI, eu recebo diversos tipo de respostas, o que é muito legal.

Mais especificamente sobre o Power BI, duas respostas muito comuns são: 1) “Eu espero aprender sobre o Power BI para criar visuais mais bonitos e interativos”; 2) “Eu espero aprender sobre o Power BI para que ele possa ajudar a centralizar minhas bases e para que eu dependa menos da TI na entrega dos dados para mim”.

A primeira resposta geralmente vem de analistas de negócios que trabalham em empresas pequenas e médias que utilizam o Excel para gerar tabelas dinâmicas e criar alguns visuais. Já a segunda resposta geralmente vem de analistas de negócios que trabalham em empresas grandes e que possuem uma equipe de TI que centraliza as atividades e que fornecem os dados para os usuários.

Embora não haja nada de errado em ambas as respostas, elas não representam o real valor do que uma ferramenta de Self-Service BI como o Power BI pode entregar. Eu vou elaborar um poucos mais sobre esses cenários logo abaixo, e vamos perceber que o problema muitas vezes não é a ferramenta utilizada, e sim uma questão de cultura.

Mas, antes disso, é super importante destacar que o Power BI é muito mais do que uma ferramenta de relatório, ele é uma ferramenta de modelagem de dados.

Ferramenta de Relatório x Ferramenta de Modelagem de Dados

Em uma ferramenta de relatório, como o Excel, o usuário faz conexão ao banco de dados com o objetivo de obter uma única tabela com todos os dados desnormalizados, geralmente através da importação de uma View criada no banco. Em cima desses dados ele cria tabelas dinâmicas e alguns visuais do Excel e consegue realizar as análises desejadas.

Funciona? É óbvio que funciona. A grande maioria das pequenas e médias empresas faz isso hoje e estão vivas. Porém qual o problema desse tipo de approach? Se eu quiser cruzar os dados com outras tabelas, digamos fazer uma comparação de Vendas x Metas, ou então adicionar uma nova variável ou mudar a granularidade da análise, eu preciso refazer minhas queries e refazer grande parte das análises já feitas. E com isso vem o retrabalho, a insatisfação, a demora em gerar resultados, muitas vezes a inconsistência nos números por ter criado queries com regras erradas, etc.

Diante deste cenário, muitas empresas estão buscando ferramentas como o Power BI para ganhar agilidade. Porém será que vai resolver se eu continuar com a mesma metodologia de trabalho e apenas trocar a ferramenta? Não vai! Se você deseja trocar o Excel pelo Power BI e continuar usando a mesma View que traz todos os dados desnormalizados em uma única tabela, ele nada mais vai ser do que um Excel com visuais interativos. O problema de lentidão na obtenção de novas análises e a impossibilidade de cruzamento com outras tabelas vai continuar.

Por outro lado, se você utilizar o Power BI para o que tem de melhor, que é possibilidade de criar modelos de dados, você vai obter muito valor com a ferramenta! Isso porque sendo uma ferramenta de modelagem de dados, uma vez importando suas tabelas você pode criar relacionamentos entre elas e gerar diversas medidas para cruzar dados de diferentes tabelas e em diferentes granularidades.Não estou dizendo jamais que o Excel vai deixar de ser utilizado! Eu mesmo utilizo o Excel a rodo, e dificilmente uma empresa vai conseguir deixar de usar.

É fácil então criar um modelo de dados? Não, mas o esforço vale a pena! O grande desafio é conseguir enxergar tabelas Dimensão e tabelas Fato de forma separadas e unidas por relacionamentos entre colunas. Se você aprender a “ler” um modelo de dados a partir dos relacionamentos entre tabelas você já deu um grande passo no seu aprendizado em BI.

Porém uma das grandes vantagens e ao mesmo tempo o que traz maior dificuldade para quem está iniciando, é o fato do Power BI ser extremamente aberto a possibilidades de relacionamentos entre tabelas. Você pode ter quantas tabelas quiser e relacioná-las, em grande parte, do que jeito que desejar, pois ele funciona exatamente igual a um modelo relacional. E isso abre muito as portas para erros e modelos ineficientes.

A modelagem mais adequada segue ainda os princípios de Ralph Kimball, que é a modelagem dimensional no Esquema Estrela, com tabelas Fato no centro relacionadas a tabelas Dimensão ao seu redor.

Nos cursos presenciais eu dou muita ênfase à criação de modelos de dados e a entender como funcionam os relacionamentos entre tabelas.

Saber criar um modelo de dados adequado envolve a aplicação de boas práticas da literatura e MUITA experiência com diferentes cenários

Para conseguir montar um esquema dimensional você não necessariamente é obrigado a construir um Data Warehouse, embora as boas práticas sempre recomendem um DW entre a fonte de dados operacional e a ferramenta de BI. Porém o que tenho visto muito no mercado é que apenas grandes empresas, grandes mesmo, tem budget e equipe especializada de BI dentro da TI para poder criar um Data Warehouse e centralizar todos os dados necessários para análises lá dentro.

O cenário mais comum em pequenas e médias empresas é a de criação de Views dentro do banco operacional. Essas Views sim você pode construir em um esquema já dimensional semi-desnormalizado (esquema estrela), e fazer com o que o Power BI conecte a elas, e não às tabelas originais. É sempre melhor conectar em Views do que tabelas!

Com as tabelas importadas e os relacionamentos criados, vem a parte que eu mais gosto, que é a de criar as medidas com as Funções DAX. Apesar de ter funções e sintaxe semelhantes às do Excel, aprender a linguagem DAX também envolve muita dedicação e treinamento!

Uma vez construído seu modelo de dados com os relacionamentos e as medidas, aí sim vem a parte de visualização, que é toda feita através de Drag & Drop no Power BI, de forma extremamente fácil, e que permite você para criar os visuais bonitos e interativos com o click do mouse. Eu costumo sempre dizer que essa é a parte mais rápida do projeto de BI e, quem vê de fora, não consegue enxergar todo o processo que teve por trás para chegar naqueles visuais atrativos.

Por fim, o que você tem então é um relatório criado em cima de um modelo de dados e que vai automatizar grande parte do seu trabalho manual de geração de relatórios no Excel. Vai dar bastante trabalho para montá-lo, porém será apenas uma vez. No máximo você vai precisar realizar pequenos ajustes ao longo do tempo, mas nunca mais ter que repetir o mesmo trabalho todo mês!

Por isso que quando alguém fala que o Power BI é uma ferramenta de visualização, ou então uma ferramenta front-end para BI, eu olho com certa desconfiança. Há apenas dois cenários onde você vai utilizar o Power BI estritamente como ferramenta de visualização: 1) Quando a empresa possui um Data Warehouse parrudo com diversos cálculos feitos nele; 2) Quando há um modelo de dados criado por exemplo no Analysis Services.

Em ambos os casos você faria conexão direta a eles, e aí sim o Power BI seria apenas uma ferramenta para criação de visuais. Porém se eu fosse chutar um número, eu diria que isso deve representar 10% do cenário aqui no Brasil. A gigantesca maioria vai utilizar o Power BI para importar suas tabelas e criar o modelo de dados nele também!

Então ficam aqui minhas dicas para você sair da zona do conforto e aprender a utilizar o Power BI em sua plenitude. Vai dar trabalho e vai exigir dedicação, mas no final com certeza terá valido a pena!

Vejo você em algum dos meus cursos.

Grande abraço,
Leonardo