10 passos para criar o melhor Dashboard de Vendas

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10 passos para criar o melhor Dashboard de Vendas

O Dashboard de vendas gera um grande impacto nas empresas, por isso, é fundamental saber realizar este tipo de relatório dinâmico de forma estratégica. Apesar disso, grande parte dos analistas ainda tem dificuldades na hora de executar este trabalho.

Ainda tem mais, o Dashboard de vendas construído de forma estratégica pode ser a virada de chave em sua carreira para conquistar aquela promoção e o esperado aumento de salário.

Através deste Dashboard você gera a análise de KPIs importantes como: Custo de Aquisição por Cliente (CAC), o Ticket Médio, Tempo Médio de Vendas, entre outros.

Nesse artigo vamos mostrar 10 passos para você criar um Dashboard de vendas que gere resultados, e encante qualquer gestor. Acompanhe cada um deles, faça suas anotações e mão na massa!

1 – Escolha a ferramenta ideal para criar o Dashboard de Vendas

O primeiro passo para você construir um Dashboard de Vendas que realmente faça a diferença em sua carreira é escolher a ferramenta adequada.

Hoje existem algumas ferramentas que são utilizadas para a construção de Dashboards, mas nem todas vão te dar o resultado esperado, com a velocidade que você precisa.

As grandes empresas que possuem resultados acima da média utilizam o Power BI, a ferramenta de Business Intelligence da Microsoft.

Saiba mais sobre essa poderosa ferramenta acessando o artigo: O que é o Power BI!

Através do Power BI você realiza gráficos interativos e dinâmicos, que realmente destacam as principais informações da empresa.

O seu Dashboard vai ter o poder de:

Ajudar os vendedores a atingir a meta;
Apontar para o gestor problemas que podem ser resolvidos antes de se tornarem uma “bola de neve”;
Melhorar os resultados da empresa como um todo;
Ser o grande impulsionador de sua carreira.

2 – Entenda os objetivos do seu Dashboard de vendas

A construção de um bom Dashboard começa pelos objetivos. Ter clareza de qual problema o Dashboard irá ajudar a resolver é essencial para o sucesso do projeto.

Para isso você precisa entender o que é primordial para o gestor, a equipe e a empresa para então entender o que é relevante estar no Dashboard de Vendas.

Veja alguns exemplos:

Descobrir quais vendedores vão bater meta?
Ter um Ranking de vendedores?
Saber qual a quantidade vendida?
O faturamento?
Entender quais produtores estão performando melhor?
Saber como foi o comportamento das vendas ao longo dos meses?

Entenda os seus objetivos para saber o que inserir em seu Dashboard de vendas. Dessa forma, poderá construir um relatório semelhante a este aqui embaixo:

3 – Faça um esboço do seu Dashboard de vendas e apresente ao gestor

Faça um esboço das informações que pretende colocar no Dashboard e apresente ao gestor. Já vi pessoas que construíram este esboço em um papel de pão, outros enviaram via WhatsApp. O principal nesta etapa é ter a certeza de que você está na direção certa.

Para isso, o mais importante é validar com o gestor ou com o time de vendas, que as informações que serão inseridas em seu Dashboard realmente serão de valor e terão o poder de influenciar nos resultados da empresa.

Por exemplo, de nada adianta você inserir no Dashboard dados que revelem somente números a respeito da entrada e saída de produtos, quando o que o gestor deseja ver são as metas da equipe.

Por isso, cada informação que for constar em seu Dashboard precisam estar claras para você e alinhadas com os objetivos do gestor.

4 – Extraia os dados necessários

Agora que você já domina o Power BI, já entendeu o funcionamento da empresa e anotou os principais dados que devem conter no seu Dashboard de vendas, é hora de colocar a mão na massa.

É importante que nessa etapa você apenas extraia os dados que realmente precisará utilizar. É mais fácil você inserir um campo novo se precisar lá na frente do que remover o que não está utilizando depois de todo o modelo construído.

5 – Estruturar os dados

Agora que já estamos conectados nas nossas fontes, precisaremos tratar os dados, ou seja, precisamos deixá-lo da forma que o usuário vai ler a informação. Por exemplo, se o Gestor de Vendas sempre vê os dados com o formato de Real (R$), você deve garantir que haja uma coluna com o total no formato ‘R$’ (e não em dólar por exemplo).

Nesse estágio você já sabe o que precisará tratar na base de dados para que possamos utilizá-los no painel. Caso tenha qualquer dúvida acerca da estrutura das tabelas ou regras de negócio, você deverá entrar em contato com o Data Owner e BI Owner, respectivamente.

6 – Realizar a modelagem dos dados do seu Dashboard de vendas

Nesta fase, você precisará compreender bem o vínculo entre as tabelas, pois é agora que precisará escolher a melhor modelagem dos dados e definir os relacionamentos entre as tabelas de dados na sua ferramenta de Business Intelligence.

Os tipos de modelagem são:

- Star Schema
- Snowflake
- Híbrido

O desenvolvedor saberá qual modelagem utilizar a partir da definição dos dados relacionados às vendas a serem utilizados, da relação entre esses dados e o processo de funcionamento da empresa, além das análises especificadas no levantamento de requisitos.

7 – Desenvolver os cálculos

Se você fizer um bom levantamento de requisitos, você estará com tudo em mãos para começar a calcular os indicadores e métricas do seu Dashboard.

É importante, nessa etapa, que você não só realize os cálculos na sua ferramenta de BI, mas também documente-os colocando uma descrição breve e a memória de cálculo de cada um.

Geralmente é possível adicionar essa descrição na própria ferramenta de BI, caso não tenha, você pode criar um documento à parte também. Esse documento será útil caso haja alguma divergência de valores.

8 – Definir o Design

O próximo passo é definir o design. Nessa etapa é fundamental conhecer a Identidade Visual da Empresa, para que as cores façam sentidos aos gestores e equipe, e também saber quais são os dados mais importantes no momento para que tenham destaque.

Geralmente as empresas disponibilizam um conjunto de cores, fontes e logos para utilização no Dashboard. Você precisa combiná-los de forma que tenhamos um Dashboard harmonioso, com consistência nas cores utilizadas.

Temos consistência quando não mudamos a regra de aplicação das cores no Dashboard ou padrão de espaçamento entre elementos semelhantes.

Por exemplo: se definirmos uma cor específica para cada KPI (azul para metas batidas e vermelho para metas não atingidas) devemos manter essas cores em todos os visuais e páginas. O mesmo vale para elementos de destaque de botões. Se definirmos que o botão pressionado fica na cor preta, o mesmo deve ser mantido para todo o layout. Isso é muito importante para que o usuário consiga interpretar as informações de forma mais rápida.

9 – Escolher e formatar gráficos

Chegou a hora de definir corretamente os melhores gráficos para cada tipo de informação que deseja exibir, exemplo: gráfico de barras, gráfico de colunas, gráfico de linhas, gráfico funil, mapa, matriz, etc.

Depois de escolher adequadamente cada visual, de acordo com os objetivos traçados junto da área de vendas, você também precisará formatar esses gráficos.

A formatação inclui editar as propriedades do gráfico como: títulos, cores, rótulos, formatação condicional, posição dele em relação aos outros elementos na tela, considerando a história que se deseja contar com esses dados, entre outras.

Veja um exemplo de gráficos de um dos nossos Dashboards de vendas:

10 – Automatizar o seu Dashboard de vendas

Finalmente chegamos ao nosso último passo. Até agora estávamos em ambiente de “desenvolvimento” e “testes” da solução. Agora vamos colocar nosso dashboard para funcionar.

Para isso, precisaremos definir quem terá acesso a esse Dashboard e automatizar a atualização dos dados que ele mostra.

Por exemplo, cabe ao vendedor saber o valor da meta e quanto falta para atingir este objetivo. Agora ao diretor é importante saber o faturamento de cada produto para ter a certeza de que as metas estão adequadas.

Basta utilizar a versão do Power BI online para realizar a automatização e compartilhamento do seu Dashboard de vendas, sem que as pessoas precisem dar nenhum clique para terem em mãos as informações que necessitam!

No final o seu Dashboard pode ficar desta forma!